Travel Management
Reisekosten sind schon jetzt einer der größten Kostenfaktoren für deutsche Unternehmen. Durch die Globalisierung und wachsende Mobilität werden Geschäftsreisen weiter zunehmen – und damit auch die Kosten. Gezieltes Travel Management tritt jedoch auf die Kostenbremse, denn es sucht die Potenziale im Reise-Etat und in den internen Abläufen aufzudecken mit dem Ziel, Reisekosten zu reduzieren und Prozesse zu optimieren.
Studien zum Business Travel Management belegen, dass die Reiseplanung und die Reisekostenabrechnung zu den aufwändigsten Prozessschritten einer Geschäftsreise gehören und somit die höchsten Optimierungsmöglichkeiten aufweisen. Berechnungen zufolge können die Prozesskosten – auch als indirekte Reisekosten bezeichnet - durch effektives Travel Management um bis zu 30 Prozent reduziert werden. Doch selbst die direkten Kosten wie Flug, Hotel, Mietwagen, Bahnfahrt etc. lassen sich durch geschicktes Travel Management signifikant senken.
Was bedeutet Travel Management nun konkret?
Mit Blick auf die Geschäftsreise betrachtet Travel Management gezielt die Aufgaben vor, während und nach der Reise. Zudem wirft es die Frage auf, welche Werkzeuge das Unternehmen bei diesen Aufgaben unterstützen können.
Grafik mit freundlicher Genehmigung von AirPlus
Vor der Reise stehen die Planung sowie der Einkauf von Leistungen bzw. die Buchung der Reise im Mittelpunkt.
- Für die Planung jeder Geschäftsreise bildet die einmalige Erstellung der Reiserichtlinie eine wichtige Basis, da sie Regeln für die spezifischen Reisebedingungen des Unternehmens aufstellt.
- Die allgemeine Reiseplanung kann durch die Nutzung diverser Reiseportale deutlich vereinfacht werden.
- Die Buchung von Geschäftsreisen wird durch das Hinterlegen eines zentralen Abrechnungskontos bequemer, da eine übersichtliche Rechnung diverse Einzelbelege ersetzt.
- Besonderen Komfort bieten Online-Buchungssysteme, die vor allem Unternehmen mit vielen Geschäftsreisen Zeit und Kosten sparende Vorteile bringen.
Während der Reise steht das Bezahlen oder das Zahlungsmittel im Vordergrund.
- Hier muss sich jedes Unternehmen mit der Frage auseinandersetzen, ob es weiterhin auf bare Vorschusszahlungen setzt, oder aber mit Firmenkreditkarten arbeitet. Letztere sind nicht nur während der Reise einfach und bequem, sondern erleichtern auch die nachfolgende Abrechnung der Reisekosten immens.
- Ein weiterer Faktor während der Reise sind Versicherungsleistungen, die den Reisenden Schutz und Komfort bieten.
Nach der Reise befasst sich Travel Management mit der Abrechnung der Reisekosten und vor allem mit deren Analyse. Gerade an dieser Stelle leisten IT- Werkzeuge wertvolle Dienste, indem sie Daten sammeln und in diverse Statistiken bzw. Auswertungsfunktionen umwandeln.
So genannte Travel Management Systeme können das Geschäftsreisemanagement im Unternehmen wesentlich unterstützen. Bislang waren diese aufgrund ihrer Komplexität und entsprechend hoher Preise nur für Großunternehmen erschwinglich. Inzwischen sind jedoch auch schlankere Systeme auf dem Markt, die speziell auf die Bedürfnisse mittelständischer Unternehmen abgestimmt sind.
